Verwaltungsmittel nach JFG
Abrechnung von Verwaltungskosten nach § 7 Abs. 1 Jugendförderungsgesetz
Die diözesanen Jugendverbände so wie die BDKJ-Regionalverbände in Niedersachsen können Verwaltungsmittel beim BDKJ Diözesanverband Osnabrück einreichen. Verwaltungskosten der Jugendverbände stehen im Zusammenhang mit den durch öffentliche Mittel geförderten Maßnahmen. Darüber hinaus wird die Gesamtorganisation der Jugendverbände durch die Förderung der Organisationsaufgaben sichergestellt. In der Anlage sind die Organisationsaufgaben von Jugendverbänden und die damit zusammenhängenden Kosten aufgeführt.
Bitte die Einzelbelege für die Verwaltungskosten durchnummerieren, ggf. aufkleben und in der folgenden Tabelle aufgeschlüsselt einreichen.
Tabelle zur Aufschlüsselung der Verwaltungskosten
Orientierung zur Auflistung von Verwaltungskosten
Diese Aufteilung wurde vom Landesjugendring für alle Jugendverbände entwickelt. Daher bitte nicht davon abweichen.
Bitte die gesamten Verwaltungskosten mit allen Originalbelegen bis Ende März einreichen, gerne aber auch früher, wenn das in eure Abläufe passt.
Für den Nachweis der Verwaltungskosten gelten die gleichen Grundlagen wie bei Bildungsmaßnahmen. Hier ein paar Hinweise, aus der Praxis:
- Jedes Büro sollte mindestens doppelt so hoch Verwaltungskosten einreichen, wie ihnen laut Lagos-Beschluss zusteht, damit wir einen Mehrbedarf beim Land anmelden können.
- Aus jedem Beleg müssen Absender, Empfänger, Datum, Zweck der Ausgabe, Zahlungsbeweis hervorgehen.
- Bitte keine Eigenbelege vom Jugendbüro an den BDKJ schreiben! (Keine Stromkosten oder Mieten halbieren, solange die Adresse des BDKJ oder des Jugendbüros Rechnungsempfänger sind können die Kosten komplett eingereicht werden.)
- Kassenbons müssen ggf. nachträglich mit den erforderlichen Informationen versehen werden.
- Zu den Angaben für Fahrtkostenabrechnungen gehören Name, Adresse, Ziel u. Zweck der Reise, gefahrene Kilometer bzw. Bahnkosten incl. der dazugehörigen Originalbelege, Zahlungsbeweis (bei Überweisung die Kontoangaben; bei Barzahlung die Bestätigung des Zahlungsempfanges). Fahrtkosten können maximal bis zur Höhe 2. Klasse der Deutschen Bahn AG incl. der IC-Zuschläge bzw. bis zu 0,38 € je gefahrenen Kilometer erstattet werden.
- Für den Überblick ist es hilfreich, die Mitglieder in den einzelnen Gremien sowie deren Termine auf ein Extrablatt aufzulisten. Das erspart die wiederholte Auflistung der beteiligten Einzelpersonen auf jeden einzelnen Verpflegungsbeleg.
- Es können nur Verwaltungskosten eingereicht werden, die nicht über andere Töpfe finanziert werden. Ansonsten könnte es zu einer nicht zulässigen Doppelabrechnung kommen.
- So ist es unbedingt erforderlich, Eigenbelege im Rahmen von Bildungsmaßnahmen für Porto, Telefon, Telefax, Kopien etc. aus den entsprechenden Gesamtrechnungen für die Verwaltungskosten herauszurechnen.
- Werden größere Anschaffungen vorgenommen und werden für diese Anschaffungen zweckgebunden – z. B. kommunale – Zuschüsse gezahlt, müssen diese Zuschüsse aus den Anschaffungskosten herausgerechnet werden.
- Bei allen Einzelbelegen muss die sachliche Richtigkeit von einem/r Verbandsvertreter*in bestätigt werden.
- Folgende Kosten können nicht als Verwaltungskosten anerkannt werden: Geschenke, Alkohol, Zigaretten, Blumen, Parkgebühren. Diese Kosten müssen aus anderen Töpfen getragen werden.